Of het nu op kantoor is, of in deze tijden van remote working: we kunnen allemaal wel een boost in teamproductiviteit gebruiken. Het helpt je je doelen sneller te bereiken, minder tijd te verspillen om het werk gedaan te krijgen en problemen efficiënter op te lossen. Maar teamproductiviteit gaat over meer dan goed samenwerken. Het gaat om communicatie, voor elkaar zorgen en je unieke talenten kunnen ontwikkelen. Samen met Muriel Sival, collega en oprichter van SupergroverPA, delen we onze eigen tips en tricks met je die je helpen je persoonlijke productiviteit én die van je team te verbeteren.

Plan creatieve meetings in de ochtend

‘s Ochtends is je creatieve brein nog fris en heb je meer focus. Het werkt als het ‘Eat that Frog’-principe van Brian Tracey: start je dag met dat wat je het meeste energie kost. Hoewel Tracey focust op je dag beginnen met de minst leuke taken, werkt het ook zo voor taken en meetings die een beroep doen op je creativiteit. Natuurlijk zijn er mensen die ‘s avonds creatiever zijn, maar de meeste mensen hebben ‘s ochtends de meeste energie om na te denken of creatief te zijn.

Maak lijstjes

Zoals David Allen, schrijver van ‘Getting Things Done’ zegt: ‘Je hoofd is bedoeld voor het krijgen van ideeën, niet voor het vasthouden ervan.” Schrijf daarom al je taken en ideeën op, zodat ze niet in je hoofd blijven zitten. Door dit te doen zorg je voor meer controle en focus in je werk. Neem als team de tijd om na een lange meeting alle acties en zaken op te schrijven en hier duidelijke acties aan te koppelen. Zo weet iedereen na afloop wat hij of zij moet doen.

Maak afspraken en spreek verwachtingen uit

Als je input van één van je team members nodig hebt, zorg dan voor een duidelijke briefing. Spreek af wanneer je het design, wireframe, storyboard of blog nodig hebt en check wat haalbaar is voor de ander. Door dit samen af te stemmen en vast te leggen, kom je niet voor verrassingen te staan.

Plan routinetaken op momenten dat je lager in je energie zit

Werk taken uit met heldere doelen en processen, beantwoord je e-mails en doe ander werk waar je weinig over hoeft na te denken. Dit geldt ook voor team efforts. Wanneer je hoog in je energie zit kun je mooi een overview maken voor de taken die je kunt doen wanneer je op een laag energieniveau zit. Zo kun je er meteen mee aan de slag gaan wanneer je energie daalt.

Doe geen aannames

Een succesvol team communiceert met elkaar. Nu we meer remote werken, duidelijk communiceren belangrijker dan ooit. Vraag aan elkaar waar je mee bezig bent en check of je collega die ene briefing goed begrepen heeft. Anders blijft het een gok.

Geef elkaar open en eerlijke feedback

Door open te staan voor eerlijke feedback, bouw je vertrouwen op tussen je teamleden. Het creëert een veilige omgeving waarin niet alleen je team, maar ook projecten beter van worden. Belangrijk is dat je elkaar specifieke feedback geeft met concrete voorbeelden. Spreek hiervoor regels af, zoals drie tops en drie tips delen na afloop van een meeting.

Duurt het maximaal 5 minuten? Handel het meteen af!

Een reactie achterlaten op een mail? Toelichting vragen op een taak die je hebt gekregen? Als het maximaal 5 minuten duurt kun je het beter meteen afhandelen, ook als het een team effort betreft. In de ‘Getting Things Done’ methode van David Allen wordt duidelijk dat het beter is voor je productiviteit om taken van een paar minuten meteen af te handelen, omdat het meer tijd kost wanneer je er later (met elkaar) op terug moet komen. Het maakt jou en je team een stuk effectiever en scheelt nieuwe punten op je to-do lijst.

Coach elkaar

Als er tijdens een overleg een actie bij één van je teamleden wordt uitgezet, biedt dan als team aan dat als hij/zij er niet uitkomt, diegene altijd hulp kan vragen bij jou of een ander. Of jij nu de expertise hebt of niet, het draait erom dat je elkaar helpt waar nodig en dat een ander voelt dat hij vragen kan stellen. Het idee is: we got each other’s back.

Zorg dat iedereen zich kan ontwikkelen

Zorg dat je team de kans krijgt (individuele) talenten en vaardigheden te ontwikkelen. Denk aan training voor bepaalde tools, het beschikbaar stellen van een workshop of het lezen van een boek over effectieve communicatie. Door de kennis en vaardigheden van je teamleden aan te scherpen, wordt het team daar als geheel beter van.

Doe leuke dingen samen die niet werkgerelateerd zijn

Teamproductiviteit hangt in grote mate af van de connectie tussen je teamleden. Deel je als team een bepaalde passie? Maak er gebruik van! Doe samen iets leuks buiten werk om, zoals een (online) borrel, games of bezoek samen een (werkgerelateerd) event wanneer het weer kan.

Zorg voor elkaar en voor jezelf

Toon interesse, peil iemands behoefte en biedt hulp aan. Tune af en toe even in hoe het met iemand gaat op persoonlijk vlak. Dat kan met een pre- of after weekend talk: een fijne manier om de week met elkaar te starten en af te sluiten. Het belangrijkste is dat je er voor elkaar bent en de tijd neemt om te begrijpen wat iedereen gelukkig maakt, zodat iedereen het beste uit zichzelf kan halen op werk.

Meer uren in een dag nodig? Boek een afspraak met Muriel voor productiviteitstips en haar PA-diensten.

Muriel Sival: SupergroverPA is een supergeneralist. Veel internationale werkervaring in verschillende functies, met een nadruk op communicatie en klantgerichtheid. SupergroverPA houdt van service, fashion, kwaliteit en maatwerk. Zij houdt zich dagelijks bezig met het supporten van haar klanten op praktisch, mentaal en administratief gebied, zodat zij effectiever worden.